1- QUE ES INVENTARIO
Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.1
En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.

TIPOS DE INVENTARIO
INVENTARIO PERPETUO: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.
INVENTARIO FINAL: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
INVENTARIO INICIAL: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
INVENTARIO FÍSICO: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:
1. Manejo de inventarios (preparativos)
2. Identificación
3. Instrucción
4. Adiestramiento
INVENTARIO MIXTO: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.
INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.
INVENTARIO EN TRANSITO: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.
INVENTARIO EN PROCESO: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.
INVENTARIO EN CONSIGNACIÓN: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.
INVENTARIO MÁXIMO: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax.
INVENTARIO MÍNIMO: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
INVENTARIO DISPONIBLE: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
INVENTARIO EN LÍNEA: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
INVENTARIO AGREGADO: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.
INVENTARIO EN CUARENTENA: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.
INVENTARIO DE PREVISIÓN: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
INVENTARIO DE SEGURIDAD: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
INVENTARIO DE MERCADERÍAS: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.
INVENTARIO DE FLUCTUACIÓN: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
INVENTARIO DE ANTICIPACIÓN: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
INVENTARIO DE LOTE O DE TAMAÑO DE LOTE: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.
Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.
INVENTARIO INTERMITENTE: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
INVENTARIO PERMANENTE: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
INVENTARIO CÍCLICO: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
2- PARA QUE SIRVE O LE AYUDA A UNA EMPRESA IMPLEMENTAR INVENTARIOS.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.
3- CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.
El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:
- Mantener el mínimo de capital invertido
- Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios
- Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
- Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
- Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
- Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
4- PROCESO DE UNA SOLICITUD DE COMPRA
SOLICITUD DE COMPRA: Es el proceso mediante el cual, un operario o responsable (o el propio programa) solicita que se adquiera una serie de elementos que prevé se precisarán a corto plazo. Existen dos tipos de solicitudes:
Manual: Se encuentra como un mantenimiento más, en el que se solicitan los distintos elementos deseados (dados de alta con anterioridad) y se aducen razones, se incluye el responsable y otros datos.
Automática: Desde el botón Control de Stocks del Planificador o la solapa Bajo mínimos del Almacén, se pueden generar solicitudes de compra automáticas de todos los elementos que se supone serán necesarios para cumplir las previsiones en un periodo de tiempo.
5- PASOS PARA IMPLEMETAR UN INVENTARIO EN UNA ORGANIZACIÓN
COMO HACEMOS UN INVENTARIO

Ahora estamos en condiciones de ver cuales son los pasos para hacer el inventario.

- Identificar los bienes a inventariar

El primer paso es tener en claro que bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no. Cabe aclarar que aquellos bienes que estén físicamente en la comunidad pero cuya propiedad no le corresponda a ella no se deben inventariar. Tampoco corresponde incluir en el inventario los bienes personales del párroco. Un ejemplo que puede aclarar este tema es el siguiente: si el párroco posee una computadora adquirida con sus propios medios, no corresponderá incluirla en los bienes de la parroquia ya que se trata de un bien propio. En cambio, si esa computadora la adquiere con medios de la parroquia, la incluirá en el inventario y cuando él se retire de la parroquia, la computadora quedará en la parroquia. Lo mismo sucede con el automóvil o el mobiliario de la casa parroquial, sólo para citar algunos ejemplos.
Es importante aclarar que el inventario debe contener el detalle de todos los bienes y deudas, no sólo los bienes muebles que se encuentran dentro del templo o la casa parroquial. Y aquí nos referimos a bienes registrables y no registrables, dinero en efectivo en distintas cajas, donaciones comprometidas pendientes de cobro, fondos y bienes en poder de terceros, cobranzas en poder de cobradores para rendir, cuentas bancarias, inmuebles, automotores, obras de arte, deudas, materiales de construcción, etc.
Queremos destacar algunos aspectos de los bienes preciosos, sea por razones históricas, culturales, religiosas o artísticas. Por una parte, el Canon 1283, obliga a inventariarlos al decir que “...se hará un inventario exacto y detallado ... de los bienes inmuebles, de los bienes muebles, tanto preciosos como pertenecientes de algún modo al patrimonio cultural, y de cualesquiera otros...”.
Por otra parte el canon 1292, Nº 2, que habla sobre la enajenación de bienes, dice: “Si se trata, en cambio, de bienes cuyo valor supera la suma máxima, o de exvotos donados a la Iglesia, o de bienes preciosos por razones artísticas o históricas, para la validez de la enajenación se requiere además la licencia de la Santa Sede. “
Ahora bien, ¿cómo saber si un bien necesita la licencia de la Santa Sede o de la Conferencia Episcopal, para la validez de la enajenación? El modo más sencillo es que figure en el inventario con la aclaración pertinente que lo identifique como bien precioso, artístico, histórico, etc.
En el Anexo C transcribimos la parte pertinente del capítulo ¨La curia diocesana y los lugares sagrados¨ escrito por Mons. Dr. Luis Alessio, incluido en el libro ¨La curia diocesana¨ de L. Alessio, J.Bonet Alcon y otros, Colección Facultad de Derecho Canónico – 6, Editorial de la Universidad Católica Argentina, Buenos Aires, 1998

- Determinar los lugares a inventariar

Una vez aclarado cuáles son los bienes que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares en los que están para no omitirlos. Hablamos de la casa parroquial, el templo, las capillas, la librería parroquial, el comedor infantil, la escuela, etc. También es importante no olvidar los bienes en poder de terceros y que no están en la parroquia al momento del inventario. Sucede que muchas veces se tiene la falsa idea de que el inventario se limita al espacio físico del templo, cuando en realidad al párroco corresponde la responsabilidad por la administración de todos los bienes de la parroquia (o sea, de la comunidad) y que muchas veces suelen estar dispersos en distintos lugares. En una comunidad pequeña donde la posesión de bienes se limita al templo y la casa parroquial, será mas sencillo, pero en una comunidad donde además de éstos encontramos capillas, un colegio parroquial, un local en alquiler y una casa donde funcionan grupos pastorales y asistenciales, es claro que tendremos que tener ojos más abiertos y una organización mayor para abarcar todo. Además el párroco necesitará contar con la ayuda de, al menos, los miembros del Consejo de Asuntos Económicos, ya que si bien la responsabilidad es del párroco no implica que deba hacer solo un trabajo tan arduo y que redunda en el bien de la comunidad. Pero este tema de armar un equipo de trabajo merece un apartado propio.
Otra recomendación de índole metodológica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer el inventario: nos conviene con anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar reiteraciones u omisiones.

- Armar un equipo de trabajo

En el apartado anterior mencionamos la necesidad de armar un equipo de trabajo. Consideramos de suma importancia este tema porque además de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte de los laicos que acompañan al párroco en su tarea de administrar como un buen padre de familia.
Los miembros del Consejo de Asuntos Económicos parroquial serían los primeros colaboradores en los que el párroco podría encontrar ayuda. Es probable inclusive que quienes de dedican a la tarea de administrar están inclusive más familiarizados con los inventarios. Pero no dejemos de lado a aquellos que están encargados de otros lugares, como por ejemplo la gente que utiliza en salón de Cáritas o la directora del colegio. ¿Quién mejor que ellos, que conocen el lugar palmo a palmo, para convertirse en los guías y apoyo del equipo de trabajo en esta tarea?
En algunas parroquias ya sea por la ubicación o por la antigüedad, puede haber también obras de arte. En este caso si es que el párroco o su equipo no cuentan con la idoneidad suficiente como para identificarlas, sería conveniente ante la duda hacerse acompañar por alguien con el conocimiento suficiente como para identificarlas, describirlas convenientemente y en su caso, valorizarlas.

- Recorrido, recuento y registro

Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad) y el párroco y sus colaboradores estarán munidos de planillas donde volcar la información, además de una cuota de paciencia. Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar porque éstas deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstáculo. A modo de ejemplo, les agregamos un anexo con un ejemplo de planillas de inventario que contiene espacios para la información necesaria a efectos de identificar posteriormente los bienes con claridad.
Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez. Para que esto no suceda, lo ideal es dejar algún tipo de marca que indique con claridad que ese ítem ya fue contado. Cada equipo de trabajo definirá cuál es la mejor manera de hacerlo, la que más se adecue al tipo de bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podrían ser algunos de los caminos a seguir.
Recomendamos que se completen en borrador a medida que se recorren los distintos espacios de la parroquia, se numeren a medida que se van completando y se agrupen por lugar/institución. Si el párroco cuenta con la ayuda de una computadora, lo ideal fuese que tuviera archivos con el mismo diseño de la planilla borrador donde pudiera volcar las que se completaron durante el recorrido. Una vez volcadas en el sistema y controladas para verificar que todo fue correctamente incorporado en el archivo, y con posterioridad a la valorización económica de dichos bienes, de lo que hablamos en el punto siguiente, elaborará el informe del inventario agrupado por rubro, guardará una copia para sí y enviará otra al Obispado con su firma.
Para algunos bienes cuya particularidad o valor histórico, religioso o artístico lo justifique, sería conveniente sacar una fotografía como complemento de la información relevada. La fotografía se archivará convenientemente identificada con el lugar, hoja y número de ítem a que corresponde.

- Valorización

Es posible que en primera instancia pensemos que, como se trata de bienes de la Iglesia, no es necesario valorizarlos, sobre todo porque son bienes que están puestos al servicio de los planes pastorales y no de una actividad comercial.
El análisis no es completo ya que, si bien es pastoral la finalidad última de los bienes, no quita que sea conveniente valorizarlos. No se trata de saber cuánto más rica es la parroquia sino de tener una idea lo más cercana a la realidad, del patrimonio de la comunidad, patrimonio que fue puesto a cuidado del párroco.
Más arriba señalábamos la importancia que reviste el inventario para la contratación de una póliza de seguros. Cualquier entidad aseguradora cotizará la cobertura de seguros por robo o incendio sobre la base del valor de los bienes a asegurar. Imaginemos por un momento una parroquia que tiene un patrimonio histórico y artístico relevante, seguramente el párroco será lo suficientemente precavido como para querer asegurarlo. Si bien para la parroquia el valor de dichos bienes estará dado por rasgos artísticos, históricos y religiosos, para la compañía de seguros no le resultará suficiente que el párroco le diga que son bienes con mucho valor. La aseguradora querrá darle un valor monetario a ese patrimonio y sin ese valor, no habrá póliza. De allí la importancia de conocerlo.
Reiteramos lo dicho anteriormente: la valorización de los bienes inventariados señalará en qué casos es necesaria la licencia de la Santa Sede para proceder a su enajenación.


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